A távoli asztal hozzáférés arra jó, hogy egy számítógépen dolgozhasson több felhasználó egyszerre, interneten vagy helyi hálózaton keresztül kapcsolódva más számítógépekről.
A távoli asztalt szolgáltató rendszer lehet egy számítógép, vagy több összekapcsolt számítógép, amit farmnak neveznek.
A távoli asztalt szolgáltató géphez (központi gép) vagy farmhoz sokféle módon kapcsolódhatunk. Lehet egy böngésző ablakon keresztül, vagy az operációs rendszerben levő Távoli asztal elérést biztosító programon keresztül, vagy egyéb ilyen szolgáltatást biztosító programon keresztül. A Diamond Remote Desktop rendszernek is van saját távoli asztalkezelő programja, amely a farm típusú rendszerekhez szükséges, de egyébként bármilyen távoli asztal elérő programmal használható. A távoli gép asztalát használó gépet kliensnek nevezzük.
A távoli asztalt szolgáltató gépen elérhető programok használhatóak a hozzá kapcsolódó kliens számítógépeken. Ezért a távoli asztalt szolgáltató gép teljesítménye határozza meg a kliensek teljesítményét. Ezért a kliens gépek a legolcsóbb régi típusú gépek is lehetnek régi, akár ingyenes operációs rendszerekkel. Emiatt jelentős költségmegtakarítás érhető el, mert nem kell új számítógépeket venni a munkaállomásokhoz, vagy ma még nincsenek gépek, akkor a drága újak helyet filléres régi gépeket lehet használni.
Például egy 10 gépes munkahelyen elég egy komolyabb számítógépet használni (Windows 7 vagy Windows 10 operációs rendszerrel), amin fut a Diamond Remote Desktop program 10 liszenszes változata. Ehhez 10 olcsó munkaállomást kel venni és így nagyon sok pénzt spórolunk meg ahhoz képest, mintha 10 új nagyobb teljesítményű gépet kellett volna venni operációs rendszerekkel együtt.
Mivel a központi gépen futnak a programok, ezért csak egyre van szükség 10 helyett mindebből:
- korszerű operációs rendszer
- telepítés, beállítás, frissítés. Ezekkel rengeteg munkaidőt időt és hibalehetőséget spórol.
- vírusírtó program. Ezekből a fizetősek a jobbak és nem mindegy 1-et vagy 10-et kell venni.
- irodai programcsomag, mint szövegszerkesztő, táblázatkezelő, office.
- a legtöbb programból csak 1-et kell venni távoli asztalon keresztüli használatnál.
Ezen felül még az alábbi előnyökkel jár a távoli asztal hozzáférés használata:
- A munkahelyi programok és adatok nem csak az irodában levő gépekről érhető el, hanem az interneten keresztül akárhonnan a világon. Akár másik telephelyről, akár otthonról, akár nyaralás közben a világ másik részéről.
- A kliens gépekről lehet nyomtatni, annak ellenére hogy a program a központi gépen fut.
- A kliens gépekről csak olyan kezelő névvel és jelszóval lehet bejelentkezni, amit a központi gépen hoztak létre.
- Beállítható hogy melyik felhasználó milyen programot indíthat, és számára minden más program elérhetetlen. A start menüben csak a neki beállított programokat látja, és semmi mást. Persze nem muszáj korlátozni az elérést, így a teljes hozzáférés is megadható a kezelőknek.
- Távmunka. A dolgozók otthonról tudnak dolgozni a cégben levő gépen levő programokkal és a cégben levő adatokkal. Az egyes kezelők számára elindítható programok beállíthatóak, így a kezelő csak azt csinálhat a gépen, amit engedélyeztek nekik. Az adatokat a kliens gépekről nem lehet direktben elérni, így azok lemásolása is megakadályozható.
Amennyiben egy központi gép nem elég a munkaállomások kiszolgálásához, akár azért mert olyan sok erőforrást használnának rajta egyszerre, vagy nagyon sokan használnák egyszerre, pl több százan, akkor szükséges több központi gép beállítása az igényeknek megfelelően, melyek együttműködnek, és elosztják a feladatokat egymás között. Ezeket a gépeket közösen farmnak nevezik.
Tehát a rendszer az igényeknek megfelelően korlátlanul bővíthető. Ha több felhasználóra van szükség a rendszerben, amit már az eddigi központi gép vagy farm nem képes megfelelően kiszolgálni a nagy terhelés miatt, akkor egy újabb gép farmhoz csatolásával a probléma gyorsan kezelhető.